Il nuovo standard è rivolto alla conservazione a lungo termine dei documenti elettronici

AIIM e NPES, Association for Suppliers of Printing, Publishing and Converting Technologies annunciano che PDF/Archive (PDF/A) ha ottenuto l'approvazione ISO (International Organization for Standardization). PDF/A consente alle aziende l'archiviazione elettronica dei documenti in modo da garantirne la salvaguardia per periodi di tempo prolungati e che quei documenti si possano richiamare e visualizzare ottenendo risultati sicuri, precisi e conformi anche in futuro.

ISO 19005-1, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) definisce un formato file basato su Portable Document Format (PDF) che offre un meccanismo per rappresentare i documenti elettronici in modo da preservarne l'apparenza nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e i sistemi utilizzati per creare, archiviare e visualizzare i file.  PDF/A è un sottoinsieme del formato PDF, ampiamente accettato per  la distribuzione di documenti in formato definitivo. Si stima che la dimensione totale della superficie Web ammonti a 167 terabyte, di cui il 9,2 per cento consiste di documenti PDF.

"I tempi ridotti in cui è stato sviluppato PDF/A testimoniano l'impegno di tutti i membri del comitato a livello mondiale, " ha affermato John Mancini, President, AIIM. "Lo sforzo di collaborazione esercitato dai rappresentanti dei gruppi che gestiscono biblioteche, archivi, del governo e altre comunità garantisce che questo standard soddisferà le esigenze di tali gruppi e che la nostra memoria storica aziendale e culturale sarà preservata nel tempo."

"Lo sviluppo di ISO 19005-1 ha coinvolto diverse comunità in uno sforzo collettivo volto ad indirizzare l'esigenza critica di disporre di un metodo standard per il mantenimento a lungo termine dei documenti, " ha detto Mary Abbott, director of standards programs di NPES. "Il lavoro è stato svolto in modo da far vedere come gruppi internazionali possono lavorare insieme con rapidità ed efficacia per sviluppare soluzioni utilizzando il processo di standardizzazione accreditato."

"La pubblicazione di PDF/A avrà un impatto significativo sulla conservazione dei documenti elettronici con la definizione di un formato standard riconosciuto a livello internazionale riconducibile alla conservazione a lungo termine, " ha aggiunto Stephen Abrams, Digital Library program manager della Harvard University Library. "Lo standard farà in modo che gli utenti di biblioteche, archivi ed altre risorse elettroniche spingano i loro fornitori di contenuti a creare e distribuire le risorse in un formato ottimizzato per un'efficace conservazione nel tempo."

"I file PDF/A saranno più autonomi, auto-definiti e non vincolati a dispositivi specifici rispetto a file PDF 1.4 generici e dovrebbero consentire una conservazione più a lungo delle informazioni come PDF, " ha detto Susan Sullivan del U.S. National Archives and Records Administration. "Tuttavia, le agenzie Federali e altri utenti dovrebbero essere consapevoli che il PDF/A non può funzionare in modalità stand alone. PDF/A deve essere implementato in abbinamento a meccanismi di gestione record basati su esigenze specifiche di dominio e di carattere legale."

"Abbiamo iniziato a lavorare in Maggio del 2002 con gli enti U.S. Courts e U.S. National Archives and Records Administration, procedendo successivamente alla formazione di un gruppo di lavoro sugli standard in Ottobre 2002," spiega Melonie Warfel, director of worldwide standards di Adobe Systems. "La velocità di pubblicazione è un risultato diretto dello straordinario impegno di tutti i membri partecipanti, dagli enti U.S. Courts e Library of Congress, al nostro project leader dall'Harvard University e ai rappresentanti degli organi nazionali per gli standard di tutto il mondo."  

"I comitati PDF/A e PDF/X hanno stabilito uno scambio di requisiti e soluzioni a due vie molto efficace nel corso di sviluppo del PDF/A," sostiene Martin Bailey, senior technical consultant di Global Graphics. "Il nostro lavoro sullo standard PDF/X, un sottoinsieme del PDF per l'industria della stampa pubblicato inizialmente sotto ISO nel 2001, ha contribuito alla raccolta d'informazioni riguardanti molti aspetti del PDF/A. Questo approccio collaborativo allo sviluppo sta continuando ad essere utilizzato anche per altri standard basati su PDF e fornirà benefici a tutti gli utilizzatori del formato PDF."

Lo standard sarà pubblicato a Settembre e sarà disponibile presso www.aiim.org/bookstore, www.npes.org/standards/orderform.html o www.ansi.org.

ISO

ISO è formato da 148 enti di standardizzazione nazionali di paesi grandi e piccoli, industrializzati e in via di sviluppo in tutte le regioni del mondo. ISO sviluppa standard tecnici volontari che contribuiscono a rendere la produzione e fornitura industriale più efficiente, sicura e pulita e a rendere più equi e semplici gli scambi commerciali tra paesi. Gli standard ISO servono inoltre a salvaguardare consumatori ed utenti in generale di prodotti e servizi, oltre a rendere più semplice la loro vita.

Alla fine di maggio è stato approvato all'unanimità dai paesi membri che costituiscono l'International Organization for Standardization (ISO) uno standard internazionale che definisce le modalità di utilizzo del formato PDF per archiviare e preservare documenti (ISO/DIS 19005-1). ISO è l'ente di sviluppo degli standard internazionali leader nel mondo.

AIIM

AIIM, l'authority internazionale sull'Enterprise Content Management (ECM), indica la direzione da seguire per comprendere, adottare e utilizzare tecnologie ECM. Tali tecnologie, strumenti e metodi sono utilizzati per catturare, gestire, archiviare, preservare e distribuire contenuti attraverso l'impresa, a supporto dei processi di business. Quale associazione non a scopo di lucro da oltre 60 anni, AIIM fornisce informazioni e notizie di mercato, eventi di formazione e sviluppo professionale, analisi di mercato, sviluppo degli standard di mercato, pubblicazioni, capitoli regionali ed executive networking. Informazioni più dettagliate riguardanti AIIM sono disponibili su Internet all'indirizzo www.aiim.org.

NPES

NPES, l'associazione Statunitense non-profit fondata 70 anni fa, Association for Suppliers of Printing, Publishing and Converting Technologies, rappresenta oltre 450 aziende impegnate nella produzione e importazione per la vendita o distribuzione di macchinari, attrezzature, sistemi, software e materiali di consumo utilizzati in tutti i processi di stampa, pubblicazione e conversione d'immagini e disegni generati ed elaborati sul desktop in opzioni multiple di output e sistemi di diffusione mirati. Nell'ambito dei suoi molteplici programmi, NPES amministra i comitati accreditati di sviluppo standard ANSI e ISO d'interesse per il settore tecnologico della grafica. Informazioni complete riguardo l'associazione, i suoi programmi e le aziende membro sono disponibili su Internet all'indirizzo www.npes.org, o inviando un e-mail a