Premesso che
non conosco gli organizzatori e gli sponsor né alcuno della giuria e non ho motivo di dubitare delle loro buone intenzioni e buona fede, personalmente avrei stilato e pubblicato un bando di concorso e relativo regolamento con altre modalità e criteri.
Io avrei reso il regolamento
non interpretabile.
Avrei indicati i criteri di giudizio e che saranno rese pubbliche le motivazioni dell'assegnazione dei premi.
Avrei indicata una data, seppur approssimativa, per la selezione dei concorrenti (i partecipanti sono quelli che versano la quota d'iscrizione etc, i concorrenti sono quelli che, dopo la selezione, vengono scelti per concorrere), come pure i criteri per la scelta.
Avrei indicato un numero minimo e/o massimo di persone che comporranno la rosa dei concorrenti.
Data, orario e luogo di svolgimento del concorso; in caso di impossibilità di segnalazione in data di pubblicazione del bando, avrei messo una data ultima di comunicazione per permettere ai concorrenti di organizzarsi per tempo alla partecipazione - poiché essa è obbligatoria in questo concorso - o alla preparazione e spedizione del video sostitutivo. Inoltre avrei scritto cosa succede se il partecipante/concorrente non adempie a certe cose ed entro quanto tempo, per es. "pena l'esclusione dal concorso".
Avrei specificato in quale quota minima l'associazione potrebbe partecipare alle spese di alloggio e in che modo (alloggio presso albergo, casa privata, ostello...), come anche riguardo le spese di viaggio. Le spese di viaggio scoraggiano la partecipazione a chi è più geograficamente lontano dal luogo dell'evento, purtroppo.
La norma sul cambiamento del regolamento l'avrei integrata con una frase che definisce il periodo nel quale è consentito apportare modifiche e cambiamenti al regolamento; non essendo indicato il periodo in cui l'associazione può fare cambiamenti, non c'è garanzia che il premio venga assegnato/consegnato. Avrei scritto in quale data, luogo e da chi verrà consegnato il premio.
Avrei scritto qual è l'unico regolamento valido e dove scaricarlo (può succedere che il bando venga pubblicato/linkato in vari siti/giornali etc che però poi non seguono l'evoluzione degli eventi e se il regolamento è stato cambiato essi non riportino la stesura aggiornata).
Avrei messo un indirizzo e-mail per richieste di chiarimenti, e/o un numero telefonico con un orario per le comunicazioni.
Avrei messo un orario preciso per la consegna dei materiali ("entro e non oltre le ore ... del giorno gg-mm-aaaa") e la solita frase "pena l'esclusione".
Gli "eventuali altri premi (...) potrebbero essere istituiti"... Al solito io avrei messo "con tempestiva comunicazione" e a chi e in che modo ed entro quanto tempo e con quali conseguenze per le parti qualora a ciò non si fosse ottemperato in modo adeguato.
Avrei scritto che il buon esito della iscrizione sarebbe stato confermato da ... entro e non oltre ... (pe res.: entro e non oltre due giorni dalla data della selezione, via e-mail e telefonica ai recapiti forniti dal richiedente).
Per il mancato svolgimento del concorso, avrei messo una data ultima per lo svolgimento o per l'
annullamento (non l'avrei lasciato aperto per l'eternità).
EDIT: capite che se resta aperto significa che intanto tu hai ceduto diritti e proprietà, e la chiusura del concorso potrebbe essere rimandata per l'eternità.
Poi:
Autore, Detentore dei diritti e Proprietario potrebbero non coincidere, quindi avrei messo le opportune indicazioni e relative autorizzazioni; n.b.: se l'opera è depositata in Siae, anche solo la musica, la faccenda si complica assai e avrei scritto come risolverla, ovvero in quale momento, se all'iscrizione o alla selezione o... (per es. se io sono l'autore di una musica depositata e ne cedo gli utilizzi, anche parziali, devo annullare il deposito precedente sostituendolo con un altro con le firme di tutti gli interessati, quote, editore/i se esistenti, etc etc);
avrei chiesto maggiori garanzie da parte del richiedente: fotocopia cartacea di un documento, con firma autografa; formalizzazione a termini di legge delle autorizzazioni etc (quantità e modalità delle firme autografe);
Per eventuali controversie concernenti l’interpretazione e l’esecuzione del regolamento avrei indicato il Foro unico competente, le modalità con le quali adire alle vie legali, i termini per la presentazione del ricorso e altre cosette del genere.
Inoltre avrei limitato e specificato gli utilizzi, sia nel tempo sia negli ambiti, al fine di incoraggiare la partecipazione.
N. B. : questo è ciò che
io avrei fatto (e anche qualche altra cosa, che però tengo per me).
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In poche parole: se gli dai il tuo video (e i 15 eur di iscrizione), così com'è scritto ora il regolamento, cedi gli utilizzi "a riprodurre e diffondere il proprio documentario, senza alcuna limitazione,
anche a mezzo dei suoi cessionari od aventi causa sui canali del digitale terrestre" - attenzione, quell'ANCHE presuppone un qualcos'altro che pur non essendo specificato fa sì che ne possano fare quel che vogliono in qualsiasi ambito, su qualsiasi supporto e piattaforma, in tutto il mondo, per sempre, gratuitamente.
Ah, e di elaborarlo, se firmi la liberatoria. Elaborazione senza limitazioni significa che possono cambiarlo, usarlo solo in parte, inserirlo in altri filmati, stravolgerne il senso e/o le intenzioni, farne qualsiasi cosa, ma
col tuo nome - dovrebbe essere scritto esplicitamente che gli utilizzi delle elaborazioni non dovranno in alcun modo ledere in parte o in toto la tua immagine, il tuo buon nome e onore e quello della tua famiglia. Infatti non funziona così per la cessione dei diritti di elaborazione, diciamo che in questo caso va bene se va tutto bene, ma sappi che in caso di controversia anche se hai firmato una cosa che NON è conforme cmq hai firmato una cosa - dovresti altrimenti
dimostrare di non aver capito cosa stavi firmando, fornire prove concrete, non chiacchiere - e alla fine non la spunteresti, anche perché o hai fatto un video che vale una cifra (e allora vi mettete d'accordo, ci rimetti qualcosa ma almeno non rinunci a tutto), o ti costa di più l'avvocato per istruire la causa che il ricavato. Col rischio pure di perdere la causa e beccarsi automaticamente una querela per diffamazione e richiesta di danni.
Questa clausola serve in pratica a chi organizza per poter fare, che so, un trailer. Però c'è un modo semplicissimo per ovviare: basta usare il criterio che per ogni utilizzo si fa una cessione apposita. Volta per volta.
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Lamps!
